MAKALAH
AUDITING II
“Audit siklus Penggajian dan Personalia”
Oleh:
Kelompok 3
Risha
Zulfikar (011401325)
Silvia
istimeirianti (0116101425)
Krishelda
Gloris P (0116101420)
Sani
Sanjaya (0116101436)
Nisa
Nadhira
(0116101441)
Teta
Sakti Paly (0118121005)
Aditya
Salman F (0118121008)
Kelas
: J
Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas
Mata Kuliah Auditing II
Dosen : Robertus Ary Novianto, S.E., M.M., Ak.
Mata Kuliah Auditing II
Dosen : Robertus Ary Novianto, S.E., M.M., Ak.
UNIVERSITAS
WIDYATAMA
Jalan Cikutra no 204 A Bandung
Jawa Barat Indonesia 40124
Jawa Barat Indonesia 40124
KATA PENGANTAR
Puji
syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah,
Taufik dan Hinayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini
dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Adapun tujuan dari pembuatan
makalah ini yaitu untuk memenuhi tugas dari mata kuliah Auditing II.
Harapan
kami semoga makalah ini dapat bermanfaat serta membantu menambah pengetahuan
dan pengalaman bagi para pembaca.
Makalah
ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami miliki sangat
kurang. Oleh kerena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan
masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.
Bandung, Mei 2019
Penulis
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
LATAR BELAKANG
Di dalam masyarakat modern, kekayaan
dinilai dengan uang dan setiap transaksi aliran kekayaan antar individu di
dalam masyarakat diukur dengan satuan uang. Untuk mendapakan berbagai barang
dan jasa yang diperlukan, masyarakat modern memerlukan uang sebagai ukuran
transaksi. Pengunaan uang telah menerobos ke semua aspek kehidupan. Manusia
modern memerlukan akuntansi sebagai komunikasi keuangan antar individu di dalam
masyarakat. Kebutuhan akan informasi akuntansi berkembang sejalan dengan
perkembangan kekayaan yang dimiliki oleh masyarakat.
Setiap pihak yang diserahi wewenang
untuk mengelola kekayaan investor berkewajiban untuk mempertanggungjawabkan
pengelolaan kekayaan tersebut kepada investor. Dalam mempertanggungjawabkan
kekayaan, manajemen perusahaan mengunakan akuntansi sebagai bahasa komunikasi.
Untuk itu, perusahaan perlu menyelengarakan akuntansi yang memungkinkan
disajikannya laporan pertanggungjawaban kepada para investor.
Pertanggungjawaban keuangan memerlukan dua unsur yaitu: kompetensi dalam bidang
akuntansi dan keandalan informasi akuntansi yang dihasilkan. Semakin kompleks
perekonomian suatu masyarakat, semakin kompleks transaksi keuangan yang
dilakukan oleh masyarkat tersebut, sehingga memerlukan kompetisi yang tinggi
untuk mencerminkan transaksi keuangan mereka dengan informasi akuntansi.
Pengetahuan auditing menjadikan
orang kompeten untuk menilai kewajaran pertanggungjaawaban keuangan, sehingga
memungkinkan orang yang terjun dalam profesi akuntan publik mampu menghasilkan
jasa yang menjadikan masyarakat dapat memperoleh informasi keuangan yang andal.
Informasi keuangan yang andal bagi masyarakat penting dalam menggambil
keputusan pengalokasian sumber daya ekonomi secara efektif dan efesien.
Dalam makalah ini siklus kegiatan
perusahaan akan digunakan sebagai objek pengujian pengedalian khususnya jasa
penggajian atau personalia yang berhubungan langsung dengan sumber daya
manusia. Sumber daya manusia merupakan faktor penting perusahaan dalam
menjalankan segala aktivitas perusahaan . Salah satu kewajiban perusahaan
adalah pemberian gaji sebagai balas jasa perusahaan. Pemberian jasa ini merupakan
proses yang dalam pelaksanaannya butuh suatu pengendalian yang memadai agar
tidak terjadi penyimpangan.
Biaya gaji merupakan suatu masalah
yang sangat penting, biaya gaji merupakan biaya yang membutuhkan jumlah yang
cukup besar dibandingkan yang lain. Sehingga perlu adanya audit atas penggajian
guna menghindari berbagai macam kecurangan (fraud) dalam pelaksanaan siklus
penggajian.
Bertolak dari uraian diatas, penulis
membahas tentang siklus penggajian beseta prosedur-prosedur nya. Penulis memberikan
judul makalah Audit Siklus Penggajian dan Personalia.
1.2.
RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang diatas,
maka rumusan masalah yang dapat dibuat adalah sebagai berikut :
1.
Akun
dan dokumen apa saja yang terkait dalam audit siklus penggajian dan personalia?
2.
Fungsi
fungsi apa saja yang terkait dalam audit siklus pengganjian dan personalia?
3.
Apa
tujuan dari audit siklus pengganjian dan personalia?
4.
Apa
saja yang menjadi bahan pertimbangan struktur pengendalian intern?
5.
Bagaimana
menentukan resiko pengendalian dalam audit siklus pengganjian dan personalia?
6.
Bagaimana
pengujian pengendalian dalam audit siklus penggajian dan personalia?
7.
Bagaimana
pengujian substantif dalam audit siklus penggajian dan personalia?
1.3.
TUJUAN
1.
Mengetahui
akun dan dokumen yang terkait dalam audit siklus penggajian dan personalia.
2.
Mengetahui
fungsi audit siklus penggajian dan personalia.
3.
Mengetahui
tujuan audit siklus penggajian dan personalia.
4.
Mengetahui
pertimbangan struktur pengendalian audit siklus penggajian dan personalia.
5.
Mengetahui
cara menentukan risiko pengendalian audit siklus penggajian dan personalia.
6.
Memahami
tentang pengujian pengendalian audit siklus penggajian dan personalia.
7.
Memahami
tentang pengujian substantif audit siklus penggajian dan personalia.
BAB II
PEMBAHASAN
Seperti dalam siklus penjualan dan penagihan serta
akuisisi dan pembayaran, audit atas siklus pengggajian dan personalia juga
mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian risiko pengendalian,
pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, prosedur
analitis, serta pengujian atas rincian saldo. Dalam audit yang umum, perbedaan
utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya meliputi :
·
Hanya ada satu kelas transaksi untuk
penggajian. Sebagian besar siklus lainnya memasukkan setidaknya dua kelas
transaksi. Sebagai contoh, siklus penjualan dan penagihan memasukkan baik
transaksi penjualan maupun penerimaan kas, dan sering kali melibatkan retur
penjualan serta penghapusan piutang tak tertagih. Penggajian hanya memiliki
satu kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut
melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
·
Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan
ketimbang akun neraca terkait. Akun-akun yang terkait dengan penggajian akrual
dan potongan pajak biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi
selama tahun bersangkutan.
·
Pengendalian internal terhadap penggajian
sudah efektif bagi hampir semua perusahan, bahkan perusahaan yang kecil
sekalipun. Ketatnya regulasi pemerintah Negara bagian dan federal telah
mendorong pengendalian yang efektif atas pemotongan dan pembayaran pajak
penggajian. Selain itu, masalah moral karyawan juga dapat mengemuka jika
karyawan tidak diberi gaji atau diberi gaji yang kecil.
Karena ketiga karakteristik tersebut, maka ketika
menguadit penggajian biasanya auditor menekankan pengujian pengendalian,
pengujian substantive atas transaksi, dan prosedur analitis. Pengujian atas
rincian saldo hanya memerlukan beberapa menit bagi sebagian besar akun yang
berhubungan dengan penggajian.
2.1. Akun dan Traksaksi dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Tentu saja, tujuan keseluruhan dari audit siklus
penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang
terpengaruhi oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai dengan
standar akuntansi yang berlaku.
Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalian
ditunjukkan pada Gambar 20-1. Akun T akan digunakan untuk mengilustrasikan cara
informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan
personalia. Dalam sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanya akan
digunakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru
akan dicatat apabila karyawan telah benar-benar dibayar dan bukan ketika biaya
tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal
penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan
tetapi belum dibayar.
2.2. FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA
DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT
Siklus penggajian
dan personalia dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri dengan membayar
karyawan tersebut atas jasa yang mereka laksanakan dan pemotongan pajak oleh
pemerintah serta institusi lain dan pajak gaji serta manfaat akrual. Jadi,
siklus tersebut melibatkan perolehan jasa dari karyawan yang konsisten dengan
tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut.
2.2.1. Sumber Daya Manusia
Departemen sumber
daya manusian menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai dan
merekrut personel yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan
sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah.
Termasuk penambahan dan penghapusan gajiserta perubahan upah dan pengurangan.
Catatan
personalia (personel records) meliputi data seperti tanggal mulai
bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang
diotorisasi, evaluasi kinerja dan tanggal berhenti bekerja.
Formulir
otorisasi pengurangan. Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi
pengurangan gaji, termasuk jumblah pembebasan untuk pemotongan pajak
pengasilan, 401(K) dan program tabungan pension lainnya, obligasi tabungan A.S.
serta iuran serikat pekerja.
Formulir
otorisasi tingkat pembayaran.formulir ini digunakan untk mengotorisasi
tingkat pembayaran. Sumber informasinya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi
oleh manajemen, atau dlam kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan
direksi.
2.2.2. Pencatatan Waktu dan Persiapan Penggajian
Pencatatan waktu (timekeeping)
dan persiapan penggajian merupakan hal yang penting dalam audit penggajian
karena mempengaruhi secara langsung beban peggajian dalam setiap periode. Untuk
mencegah salah saji dalam epat aktivitas berikut diperlukan pengendalian yang
memadai :
- Penyiapan
kartu waktu oleh karyawan
- Pengikhtisaran
dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan dan pembayaran bersih
- Penyiapan
cek gaji
- Penyiapan
catatan gaji
Kartu
waktu (time card). Adalah
dokumen yang mengidentifikasi waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja
setiap hari serta jumlah jam kerja karyawa. Kartu waktu ini dapat berupa
formulir kertas atau electronic, dan dapat disiapkan secara otomatis oleh jam
waktu atau pembaca kartu identifikasi. Kartu waktu ini biasanya diserahkan
setiap minggu.
Karyawan
yang menerima gaji tetap atau pembebasan biasanya tidak mengisi kartu waktu.
Mereka hanya diharuskan mengisi laporan waktu untuk mengklaim upah lembur, cutih
libur atau sakit.
Tiket
waktu pekerjaan.
Tiket waktu pekerjan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang
dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu. Formulir ini hanya digunakan
oleh seorang karyawanmelakukan pekerjaan berbeda atau bekerja dalam departemen
yang berbeda. Tiket waktu pekerjan seringkali diakukan secra electronic dengan
system pelaporan waktu dan beban
File
transaksi penggajian.
File yang dibuat oleh computer ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang
diproses aoleh system akuntansi selama satu periode, seperti satu hari, satu
minggu, satu bulan, satu tahun. File tersebut berisi semua informasi yang
dimasukkankedalam system dan informasi tentang setiap transaksi seperti nama
karyawan, dan nomer identifikasi, tanggal, pembayaran kotor dan bersih,
berbagai jumlah pemotongan pajak dan klasifikasi akun atau klasifikasi.
Tergantung pada kebutuhan perusahaan, informasi mengenai penggajian digunakan
untuk berbagai catatan, daftar dan laporan, seperti jurnal penggajian file induk
penggajian, dan rekonsiliasi bank penggajian.
Jurnal
atau data penggajian.
Laporan inidibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama
karyawan, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlsh pemotongan, serta
klasifikasi akun atau klasifikasi transaksi. Transaksi yang sama dimasukkan
kedalam jurnal atau daftar juga diposting secara simultan kebuku besar umum
dank e file besar induk penggajian.
File
induk penggajian (payroll master file).adalah file computer yang digunakan untuk mencatat transaksi
penggajian bagisetiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang
dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini. Catatansetiap karyawan
mencantumkan pembayaran kotor selama setiap periode penggajian, pengurangan
dari pembayaran kotor, pembayaran bersih, nomer cek, dan tanggal. File induk
ini diperbaharui dari file transaksi peggajian. Total penghasilan setiap
karyawan dalam file induk sama dengan saldo penggajian kotor dalam berbagai
akun buku besar umum
2.2.3.
Pembayaran Penggajian
Persetujuan dan distribusi penggajian harus
dikendalikan secara hati-hati untuk mencegah pencurian. Untuk meningkatkan
pengendalian, pengeluaran gaji umumnya diproses secara terpisah dari
pengeluaran lainnya.
Cek
gaji. Cek
gaji ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran
atas jasa yang dilakasanakannya. Jumlah cek tersebut merupakan pembayaran kotor
dikurangi pajak dan potongan lainnya. Cek itu disimpan sebagai bagian dari
fungsi penyiapan penggajian, tetapi tanda tangan yang diotorisasi telahmembuat
cek tersebut sebagai aktiva. Setelah cek gaji dicairkanoleh karyawan, cek yang
dibatalkan lalu dikembalikan keperusahaan dari bank. Cek gaji seringkali
disetorkan secara langsung dari rekening bank setiap karyawan.
Rekonsiliasi
rekening bank penggajian.
Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas,
termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun oenggajian
impress (imprest payroll account) adalah akun penggajian terpisah dimana saldo
bernilai kecil dipertahankan. Jimlah setiap gaji bersih yang ditransfer
berdasarkan cek atau transferdna elektronik dari akun umum kevakun impress
segera sebelum distribusi penggajian.
2.2.4. Penyiapan SPT
Pajak dan Penggajian dan Pembayaran Pajak
Formulir
W-2 adalah formulir yang dikirim
kesetiap karyawan untuk mengikhtisarkan setiap menghasilan karyawan slama tahun
kalender, termasuk pembayaran kotor, dan potongan FICA (jaminan sosial).
Informasi yang sama juga diserahkan kepada internal revenue service dan komisi
pajak Negara bagian serta local jika dapat diberlakukan. Informasi ini
disiapkan dari file induk penggajian dan biasanya dibuat oleh koputer.
SPT
pajak penghasilan.
Adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah local, Negara bagian, dan
federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.
Sifat dan tanggal jatuh tempo formulir tersebut bervariasi tergantung pada
jenis pajaknya. Formulir trsebut disiapkan dari informasi yang ada pada induk
file penggajian dan biasanya dibuat oleh computer.pembayaran pemotongan pajak
federal dan jaminan social akan jatuh tempo secara setengah mingguan atau
bulanan, tergantung pada julah pemotongan pajaknya.sebagian besar pajak
pengangguran negaara bagian jatuh tempo secara kuartalan.
2.3. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN
PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI
Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangan
tersruktur dan terkendali dengan baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan
keluhandan ketidak puasan para karyawan, serta miminimalkan kecurangan
penggajian. Cek gaji dan semua jurnal yang terkait serta catatan penggajian
biasanya diproses oleh computer. Karena perihal pembayaran gaji relative umum
dari perusahaan keperusahaan,maka harus tersedia system computer yang
berkualitas tinggi.
Karena memproses penggajian serupa pada sebagian besar
organisasi, dan program harus dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan
skedul pemotongan pajak,umumnyaperusahaan menggunakan jasa penggajian dari luar
untuk pemproses penggajian. Auditor juga dapat mengandalkan pada
pengendalian internal organisasi jasa. Hal ini bias diterima jika auditor
organisasi jasa menerbitkan laporan ( yang sering kali disebut sebagailaporan
SAS 70 ) Mengenai pengendalian internal organisasi jasa.
Walaupun pengujian pengendalian dan pengujian substantive
atatransaksi merupakan bagian yang paling penting dalam menguji penggajian,
pengujian dalam bidang ini biasanya tidak bersifat ekstensif. Banyak audit menghadapi
riiko salah saji yang material yang rendah atau minimal, wlaupun penggajian
sering kali menjadi bagian yang signifikan dari total beban. Ada tiga alas an
atas hal ini :
- Karyawan
kemungkinan besar akan mengajkan keluhan kepada manajemen jika mereka
dibayar terlalu rendah.
- Semua
transaksi penggajian tipikal seragam dan tidak rumit
- Transaksi
penggajian merupakan subjek audit pemerintah Negara bagian dan federal
menyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan social, dan pajak
pegangguran.
2.3.1.
Memahami Pengendalian Internal – siklus Penggajian dan
Personalia
Untuk
pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas, pengendalian internal,
pengujianpengendalian, dan pengujian substantive atas transaksi bagi
setiap tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi diikhtisarkan.
- Pengendalian
internal bervariasi dari perusahaan keperusahaan. Karena itu, auditor
harus mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan
kelemahan yang merial untuk setiap organisasi.
- Pengendalian
yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi peniaian risiko
pengendalian harus diuji dengan pengujian pngendalian.
- Jika
klien merupakan sebuah perusahaan public, tingkat pemahaman pengendalian
dan luas pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini
tentang keefektifan pengendalian internal terhadap laporan keuangan.
- Pengujian
substantive atas transaksi berfariasi tergantung pada risikopengendalian
yang dinilai dan pertimbangan audit lainnya, seperti pengaruh pengendalian
terhadappersediaan.
- Pengujian
pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi akan digabungkan
jika memungkinkan dan dilaksanakan dengan ara senyaman mungkin, dengan
menggunakan programaudit format kinerja.
Pemisahan
tugas yang memadai.
Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam sikluspenggajian dan
personalia, terutama untuk mencegah pembayaran berlebihan danpembayaran kepada
karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus tetap independen
dari departemen sumber daya manusia,yang pengendalian aktivitas penggajian
kunci, seperti menambahkan dan menghapus karyawan. Pemrosesan penggajian harus
terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.
Otorisasi
yang tepat. Hanya
departemen sumbe daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah dan
menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta
pemotongan. Jumlah jam kerja setiap karyawan, terutama lembur, harus
diotorisasi leh penelia karyawan. Persetujuan dapat dibubuhkan pada semua kartu
waktu atau dilakukan atas pengecualian hanya untuk jam lembur saja.
Dokumen
dan catatan yang memadai.
Dokumen dan atatan yang memadai tergantung pada sifat system penggajian . kartu
waktu atau catatan memang diperlukan untuk karyawan perjam atau paruh waktu
tetapi tidak untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang dibayarkan berdasarkan
tingkat potongan atau system intensif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda.
Pengendalian
fisik terhadap aktiva dan catatan. Akses kecek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi.
Cek harus ditandatangini oleh karyawan yang bertanggung jawab, dan
penggajian harus didistribusikan oleh seorang yang independen dari fungsi
pengendalian dan pencatatan waktu. Setiap cek yang idak diklaim atau dicairkan
harus dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek ditandatangani oleh mesin
tandatangan , akses kemesin tersebut harus dibatasi.
Pengecekan
yang independen atas kinerja. Penghitungan penggajian harus diverifikasi secara
independen,termasuk perbandingan total batch dengan laporan ikhtisar. Seorang
anggota manajemenatau karyawan lain yang bertanggung jawab harus mereview
output penggajian untuk melihat salah saji atau jumlah yang tidak biasa. Jika
tenagakerja manufaktur mempengaruhi peniaian persediaan atau jika
diperlukan untuk mengakumulasi buaya berdasarkan pekerjaan, akan dibutuhkan
pengendalian yang memadai untuk memverifikasi pembebanan yang tepat.
2.3.2.
Formulir dan Pembayaran Pajak Penggajian
Penyipan
formulir pajak penggjian.
Ebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal, auditor haru
mereviewpenghasilan dari setidaknya salah saji stu jenis formulir pajak
penggajian yang merupakan tanggung jawab klien. Potensi kewajiban berupa pajak
yangbelum dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika klien lalai menyiapkan
formulir pajaksecara benar. Formulir pajak penggajian adalah untuk pajak
seperti pajak penghasilan pemerintah federal dan pemotongan pajak FICA,
pemotongan pajak pemerintah bagian dan kota, serta pajak pengangguran
pemerintah federal dan Negara again.
Pembayaran
potogan pajak penggajian dan pemotongan lainya secara tepat waktu. Auditor harus menguji apakah klien
telah memenuhi kewajiban hukmnya untuk menyerahkan pembayaran semua pemotongan
pajak penggajiansebagai bagian dari pengujian penggajian walaupun pembayaran
biasanya dilakukan dari pengeluaran kas umum.
2.3.3.
Persediaan dan
Pertimbangan Kecurangan Penggajian
Hubungan antara penggajian dan
penilaian persediaan. Jika
penggajian merupakan bagian yang signifikan dari persediaan, yang merupakan hal
yang umum agi perusahaan manufaktur dan konstruksi, klasifikasi akun
penggajianyang tidak tepat dapat mempengaruhipenilaian aktiva material
untuk akun akun seperti barang dalam proses, barang jadi, atau konstruksidalam
proses.
Pengujian atas karyawan yang tidak
ada.mengeluarkan cek gaji kepadaindividu
yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan (karyawan yang tidak ada ) seringkali
diakibatkan oleh masih dibayarnya cek karyawan padahaldia sudah berhenti
bekerja. Biasanya orang yang melakukan jenis penggelapan ini adalah klerk
penggajian, mandor, rekan karyawan, atau mungkin mantan karyawan itu sendiri.
Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada cek yang
dibatalkan dengankartu waktu dan catatan lainnya ntuk mengetahui tanda tangan
yang diotorisasi dan kelayakan odorsemen. Memeriksa cek yang telah dicatat
sebagai tidak berlaku juga dapat dilakukan untuk memastikan bahwa cek tersebut
tidak disalah gunakan. Untuk menguji karyawan yang tidak ada, auditor
dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam jurnal penggaian kedepartemen
sumber daya manusia untuk menentukan apakah karyawan telah benar benar bekerja
selama periode penggajian. Prosedur yang menguji apakah karyawan yang telah
berhenti ditandatangani dengan layak adalah memilih beberapa file karyawan yang
telah berhenti itu pada tahun berjalandari catatan personalia untuk menentukan
apakah masing masing menerima pesangon yang konsisten dengan kebijakan
perusahaan.
Pengujian atas kecurangan waktu.kecurangan waktu terjadi apabila
seorang karyawan melaporkan waktu lebih banyak dari yang sebenarnya dikerjakan.
Karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya sulit bagi auditor untuk
mengungkapkan kecurangan waktu. Salah satu prosedurnya adalah merekonsilisasi
total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan jam kerja yang
indepeden, seperti yang seringkali diselenggarakan oleh pengendalian produksi.
2.4. METODOLOGI UNTUK
MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDO
Auditor
menilai risiko pengendalian dan pelaksanaan pengujian pengendalian serta pengujiansubstantif
atas transaksi. Setelah menyelesaikan pengujian tersebut dan menilai
kemungkinan salahsaji akunlaporan keuangan dalam siklus penggajian dan
personalia, auditor akanmengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas
rincian saldo.
1. Mengidentifikasi risiko bisnis klien yang
mempengaruhi penggajian (tahap I)
Risiko bisnis klien yang signifikan
yang mempengaruhi penggajian tidak mungkin terjadi pada sebagian besar
perusahaan. Akan tetapi, risiko bisnis klien itu mungkinsaja terjadi pada
kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang mencakup bonus dan rencana
opsisaham serta kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan lainnya.
2. Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan
menilai risiko inheren (tahap II )
Kebanyakan perusahaan memiliki sejumlah
besar transaksi yang melibatkan penggajian, seringkali dengan total nilai yang
besar. Akan tetapi, akun – akun neraca biasanya tidak berjumlah signifikan,
kecuali tenaga kerja yang dibebankan ke persediaan. Selain potensi kecurangan,
risiko inheren umumnya juga rendah bagi semua tujuan audit yang berkaitan
dengan saldo. Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada risiko inheren
berupa kecurangan penggajian. Karena itu, auditor seringkali mempertimbangkan
pentingnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi kejadian. Hal ini juga
berlaku bagi perusahaan manufaktur yang secara signifikan membebankan tenaga
kerjanya ke persediaan, yang berpotensi menimbulkan misklasifikasi antara
beban penggajian dan persediaan atau di antara kategori persediaan. Auditor
dapatmengidentifikasi masalah yang berhubungan dengan penggajian yang kompleks,
sepertirencana kompensasi berdasarkan saham, yang dapat meningkatkan risiko
inheren yang berhubungan dengan akuntansi dan pengungkapan kesepakatan
tersebut
3. Menilai resiko pengendalian dan melaksanakan
pengujian yang terkait (tahap I dantahap II )
4. Melaksanakan prosedur analitis (tahap III)
Penggunaan prosedur analitis merupakan
hal penting dalam siklus penggajian dan personalia seperti pada setiap
siklus lainnya
5.
Merancang dan melaksanakan pegujian atas saldo untuk akun kewajiban dan
beban (Tahap III)
verifikasi akun kewajiban yang
berkaitan dengan penggajian, yang sering kali disebut beban penggajian akrual,
biasanya bersifat langsung jika pengendalian internal telah . beroperasi secara
efektif. Jika auditor merasa puas bahwa transaksi penggajian telah dicatat
dengan benar dalam jurnal penggajian dan formulir pajak penggajian terkait
telah dipersiapkan secara akurat serta pajak dibayar tepat waktu, pengujian
atas rincian saldo tidak akan menghabiskan banyak waktu.
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan
saldo yang utama dalam menguji kewajiban penggajian adalah :
·
Akrual dalam neraca saldo telah
dinyatakan pada jumlah yang besar (keakuratan)
·
Transaksi dalam siklus penggajian dan
personalia telah dicatat pada periode yang benar (pisah batas)
Perhatian utama dalam kedua tujuan itu
adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang sajiatau akrual yang
dihilangkan.
ü Jumlah
pajak dari gaji karyawan : pajak penggajian yang dipotong tetapi belum
dibayar kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan saldonya dengan
jurnal penggajian, formulir pajak penggajian yang dibuat pada periode
selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya
ü Gaji
dan upah akrual : gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerimaupah
telah menjadi haknya selama beberapa hari atau jam terakhir hingga
periodeselanjutnya.
Jumlah potongan gaji karyawan. Pajak penggajian yang dipotong
tetapi belum dibayar kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan
saldonya dengan jumlah penggajian, formulir pajak penggajian yang dibuat pada
periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya.pos pos
yang dipotong lainnya seperti tabunganpensiun, iuran serikat pekerja,
obligasi tabungan dan asuransi dapat diverifikasi dengan cara yang sama. Jika
pengendalian internalsudah beroperasi secara efektif, pisah batas dengan
keakuratan dapat dengan mudah diuji pada saat yang bersamaan dengan prosedur
tersebut.
Gaji
dan upah akrual.
Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah yang
menjadi haknya selama beberapa hari atau jam kerja terkhir hingga periode
selanjutnya. Biasanya gaji personil akan diberian semuanya kcuali lembur pada
hari terekhir bulan tersebut, sementara upah karyawan per jam selama beberapa
hari sering kali beluam akan dibayarkan pada akhir tahun.
Komisi
akrual.konsep yang
sama yang diterapkan dalam memverifikasi gaji dan upah akrual juga dapat
diterapkan dalam komisi akrual, meskipun akrual ini pada umumnya lebih sulit
diverifikasi karena perusahaan sering kali memiliki beberapa jenis perjanjian
yang berbeda dengan wiraniaga dan karyawan dengankomisi lainnya.
Bonus
akrual. Pada
banyak prusahaan, bonus akhir tahun yang dibayar kepada para pejabat dan
karyawan merupakan pos yang sangat besar sehingga kelalaian untuk mencatatnya
akan menimbulkan salah saji yang material. Verifikasi atas akrual yang tercatat
biasanya dapat dicapai dengan membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi
pada risalahrapat dewan direksi.
Pembayaran
cuti libur, cuti sakit, atau tunjangan akrual lainnya. Akrual dari kewajiban kewajiban
tersebut yang relative konsisten dengan tahun sebelumnya merupkan pertimbangan
yang paling penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya.
Kebijakanperusahaan untuk mencatat kewajibannya harus ditentukan pertama kali,
baru kemudian harus dicatat harus dihitung ulang.
Pajak
penggajian akrual.
Pajak penggajian seperti FICA dan pajak pengangguran Negara bagian federal,
dapat diverifikasi dengan memeriksa fprmulir pajak yang disiapkan pada periode
selanjutnya untuk menentukanjumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban
pada tanggal neraca.
Penggajian
atas rincian saldo untuk akun beban.beberapa akun pada aporan laba rugi dipengaruhi oleh
transaksi penggajian. Disini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus
pejabat, gaji kotor, gaji dan komisi penjualan, serta tenaga kerja manufaktur
langsung. Seringkali iaya dapat dipecah lebih lanjut menurut devisi, produk,
atau cabang.
Konpensasi
pejabat. Auditor
harus memverifikasi apakah total kompensasi pejabat merupakan jumlah yang
diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan bonusnya harus dimasukkan dalam
laporan K-10 SEC, dan SPT pajak penghasilan federal. Verifikasi konfensasi
pajak juga dijamin karena beberapa individu mungkin saja mampu membayardirinya
sendiri dngan jumlah yang lebih besar dari jumlah yang diotorisasi. Pengujian
audit yang biasa adalah untuk memperoleh gaji setiap pejabat yang
diotorisasi dari risalah rapat dewan direksi dan membandingkannya dengan
catatan pendapatan yang terhubung.
Komisi. Auditor
dapat memverifikasi beban komisi dengan relative mudah jika tingkat
komisi sama untuk setiap jenis penjualan daninformasi penjualan yang diperlukan
tersedia dalam catatan akuntansi.beban koisi
total dapat diverifikasi dengan mengendalikan tingkat komisi untuk setiap
jenispenjualan dengan jumlah penjualan dalam kategoro tersebut. Jika informasi
yang diinginkan tidak tersedia, mungkin perlu untuk menguji pembayaran
komisi tahunan atau bulanan untuk tenaga penjualan terpilih dan
menelusuri total pembayaran komisi.
Beban
pajak penggajian. Beban
pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan merekonsiliasi total
penggajian disetiap formulir pajak penggajian dengan total penggajian dngan
seluruh tahun. Total pajak penggajian kemudian dapat dihitung ulang dengan
mengalikan tingkat yang sesuai dengan penggajian yang dikenakan pajak.
Perhitungan tersebut seringkali menghaiskan waktu karena pajak biasanya hanya diterapkan
pada suatu bagian dari penggaian dan tingkat tersebut mungkin berubah ditengah
tengah tahun jika laporan keuangan tidak mengikuti dasar tahun kalender.
Total
penggajian. Penggajian
yang berhubunganerat dengan pengujian pajak penggajian adalah rekonsilisasi
total beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian
dan formulir W-2. Tujuan dari pengujian tersebut adalah untuk menentukan apakah
transaksi penggajian dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak
dicatat dalam jurnal penggajian.
Tenaga
kerja kontrak. Untuk
mengurangi biaya, banyak organisasi melakukan kontrak dengan organisasi luar
untuk menyediakan staf. Individu yang menyediakan jasa dipekerjakan oleh
organisasi luar. Perusahaan seringkali melakukan kontrak dengan perusahaan jasa
teknologi informasi untuk menangani manajemen teknologi informasi perusahaan
dan fungsi staf. Biaya yang dibayarkan ke organisasi luar diuji dengan
membandingkan jumlahdengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara
perusahaan dan erusahaan jasa luar.
Tujuan
penyajian dan pengungkapan. Pengungkapan
yang diperlukan untuk transaksi siklus penggajian dan personalia tidaklah
dalam. Akan tetapi, beberapa transaksi yang kompleks, seperti obsi saham dan
rencana konpensasi pejabat eksekutif lainnya mungkin memerlukan pengungkapan
catatan kaki.
2.5. CONTOH KASUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN
A.
Permasalahan
Hasil analisis atas unsur pengendalian intern
atas sistem akuntansi penggajian pada PT Sarana Utama menunjukkan ada kelemahan
atau kekurangan pada sistem penggajian yang selama ini dijalankan. Adapun
kelemahan atau kekurangan pada sistem penggajian adalah:
1. Pembagian tanggung
jawab pelaksanaan suatu transaksi atau kegiatan penggajian fungsi pembuatan
daftar gaji merangkap pembayaran gaji dirangkap satu bagian.
2. Struktur
organisasi belum memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, khususnya
fungsi pembuatan daftar gaji dan pembayaran gaji.
B.
Sebab Masalah
Penyebab dari permasalahan yang
dihadapi oleh PT Sarana Utama yaitu:
1. Terkait
dengan mencatat kehadiran karyawan perusahaan menggunakan kartu hadir karyawan
secara manual. Pada alat pencatatan absensi karyawan yang konvensional
memerlukan banyak intervensi pegawai bagian administrasi kepegawaian maupun
kejujuran karyawan. Hal ini disebabkan karena adanya manipulasi data kehadiran
apabila pengawasan yang kontinyu pada proses ini tidak dilakukan semestinya.
Dengan menggunakan kartu hadir karyawan secara
manual memungkinkan dapat terjadinya:
a. Tidak
keakrutan absensi kehadiaran karyawan, misalnya Pencetak waktu dapat diset atau
reset manual, sehingga mungkin dapat menjadi tidak akurat.
b. Mungkin
terjadi Kartu absensi dapat dipertukarkan antar rekan sekerja.
c. Kemungkinan
kesalahan penyalinan data dari kartu absensi cukup besar karena dilakukan
secara manual.
2. Adanya
perangkapan tugas di bagian personalia yaitu fungsi pembuatan daftar gaji dan
fungsi pembayaran gaji dikerjakan satu orang dengan alasan pertimbangan
efisiensi dan tujuan ekonomis perusahaan. Dalam organisasi untuk memenuhi unsur
pengendalian intern fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi
pembayaran gaji, karena fungsi pembuatan gaji bertanggung jawab atas
tersediannya berbagai informasi operasi berada di bawah bagian personalia,
sedangkan fungsi pembayaran gaji bertanggungjawab atas gaji yang dibayarkan
kepada karyawan berada di bawah bagian keuangan.
SIMPULAN DAN SOLUSI ATAS KASUS
Simpulan
1. PT
Sarana Utama adalah perusahaan yang bergerak dibidang pengiriman barang atau
ekspedisi. Perusahaan ini hanya melayani pengiriman barang antar pulau saja
dengan menggunakan angkutan kapal laut.
2. Terkait
dengan mencatat kehadiran karyawan perusahaan menggunakan kartu hadir karyawan
secara manual. Pada alat pencatatan absensi karyawan yang konvensional
memerlukan banyak intervensi pegawai bagian administrasi kepegawaian maupun
kejujuran karyawan.
3. Berkaitan
dengan sistem pengendalian intern atas penggajian pada PT Sarana Utama Surabaya
kurang memenuhi unsur pengendalian intern dimana tidak terdapat struktur
organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas yaitu
perangkapan fungsi gaji dan pembayaran gaji yang dilakukan oleh satu orang
karyawan yaitu bagian personalia.
4. Dengan
adanya perangkapan fungsi gaji dan pembayaran gaji yang dilakukan oleh satu
orang karyawan yaitu bagian personalia ini menunjukkan kurang internal cek,
sehingga data yang dihasilkan kurang dapat dipercaya dan mengakibatkan sistem
informasi akuntansi pengendalian dan perencanaan yang akan sulit dilaksanakan,
sehingga berpengaruh terhadap lemahnya fungsi pengawasan yang dilakukan.
5. Terkait
dengan mencatat kehadiran karyawan perusahaan menggunakan kartu hadir karyawan
secara manual dapat menyebabkan: (a) Karyawan dapat menitipkan kartu absensinya
kepada karyawan lain untuk mengisi daftar kehadirannya; (b) Perusahaan kurang
memperoleh data-data yang akurat mengenai jumlah jam kerja karyawan.
6. Pembuatan
daftar gaji dengan mesin absen sidik jari (finger print banyak
memperoleh manfaat yanglebih baik daripada saat perusahaan masih menggunakan
kartu absensi. Manfaat mesin absen sidik jari (finger print).
7 Pelaksanaan
pengendalian intern penggajian pada perusahaan sudah cukup baik dilihat dari
adanya: (a) Terdapat sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang telah diterapkan,
sehingga prosedur penggajian secara jelas dapat terlihat dalam uraian tugas dan
wewenang yang dapat dimengerti dan terlaksana dengan baik; (b) Terlaksananya
praktek yang sehat oleh perusahaan khususnya pihak yang terkait dengan proses penggajian; (c) Terdapatnya
pegawai yang cakap dan melaksankan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab pada
bagiannya masing-masing.
Solusi
1.
Sebaiknya bagian struktur organisasi yang telah
ada supaya dipisahkan fungsi, tugas dari masing-masing fungsi, serta otorisasi
(wewenang) dari setiap bagian yang berhubungan dengan sistem penggajian dalam
menciptakan sistem panggajian yang baik di PT. Sarana Utama karena dengan
adanya pemisahan tugas wewenang secara tegas maka pengendalian lebih mudah
dilakukan serta data akuntansi yang tercatat terjamin ketelitian dan
keandalannya.
2.
Hendaknya pengendalian intern penggajian yang
telah diterapkan itu dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan untuk
penyempurnaan kearah yang lebih baik, sehingga dapat mencapai sasaran yang
diharapkan perusahaan.
3.
Pada unsur pengendalian intern untuk praktek
yang sehat selain pemeriksaan mendadak, sebaiknya perusahaan juga membuat bagan
alir arus dokumen sistem penggajian yang dapat memudahkan perusahaan untuk
mengetahui pihak-pihak siapa saja yang terkait dalam proses penggajian dan
bagaimana alurnya sehingga dapat memudahkan pengawasan dalam proses
penggajiannya.
4.
Meskipun aktivitas pengendalian intern atas
sistem penggajian pada perusahaan ini sudah berjalan dengan baik, sebaiknya
perusahaan terus meningkatkan pengawasan atas aktivitas penggajian dan
pengupahan ini sehingga akan memperkecil kesalahan-kesalahan yang dibuat.
5.
Pada unsur pengendalian intern untuk karyawan
yang kompeten sebaiknya perusahaan memberikan pengembangan pendidikan karyawan
selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan
pekerjaannya seperti seminar yang sesuai dengan bagian tugasnya.
6.
Pemanfaatan teknologi maju dalam mengaudit suatu perusahaan seperti PT. Sarana
Utama memberikan pengaruh positif pada pengelolaan data
komputer sebagai alat bantu pengelolahan data dan memiliki kecepatan ketelitian
dan kemampuan yang melebihi kemampuan manusia dalam menghasilkan informasi yang
dibutuhkan oleh pemakai semua laporan yang ada di PT. Sarana Utama. Dengan
keadaan ini agar dipertahankan dan dilanjutkan lebih maju yang sesuai dengan
tujuan perusahaan.
BAB III
PENUTUP
3.1. KESIMPULAN
Bab ini menggambarkan audit tentang
siklus penggajian dan personalia. Dalam siklus penggajian dan personalia serta
jenis pengujian audit yang digunakan untuk mengaudit akun akun tersebut.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi ditekankan
karena signifikan dari transaksi karena kualitas pengendalian yang tinggi di
sebagian perusahaan. Pengujian atas rincian saldo umumnya terbatas pada
prosedur analitis dan verifikasi kewajiban akrual yang berhubungan dengan
penggajian.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar